Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV)

Registrierkassensicherheitsverordnung - RKSV

RKSV

Spätestens ab 1. April 2017 muss Ihre Registrierkasse verpflichtend mit einer technischen Sicherheitseinrichtung zum Schutz gegen Manipulation ausgestattet sein.

Lesen Sie nachfolgend, was Sie bis spätestens Ende März 2017 tun müssen, um die in Ihrer Registrierkasse gespeicherten Daten gegen Manipulation zu schützen.

QR-Code am Beleg

beispiel kassenbon a4 qr-code rksv

A4 Bon mit QR Code

Der aktive Manipulationsschutz ist am Beleg als QR-Code erkennbar. Er beinhaltet einen Signaturwert, der für die Signierung Ihrer Barumsätze in der Registrierkasse erforderlich ist. Mit dieser Signatur werden Ihre Barumsätze der Registrierkasse in chronologischer Reihenfolge miteinander verkettet. Eine Datenmanipulation unterbricht die geschlossene Barumsatzkette und ist somit nachweisbar.

Tipp – Lassen Sie sich helfen

Kassenhändler und Kassenhersteller sowie Parteienvertreter (z.B. Steuerberater, Wirtschaftstreuhänder) können Ihnen bei den jeweiligen Schritten zur Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung in Ihrer Registrierkasse weiterhelfen.

 

5 Tipps zur Inbetriename der Registierkasse5 Tipps zur Inbetriebnahme Ihrer Sicherheitseinrichtung

Die folgende fünf Schritte sind notwendig, um die gesetzeskonforme Sicherheitseinrichtung in Ihrer Registrierkassen gemäß der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) in Betrieb zu nehmen:

1. Beschaffung der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit

Signaturkarten können über zugelassene Vertrauensdiensteanbieter oder deren Registrierungsstellen bezogen werden. Auch Kassenhändler bzw. Kassenhersteller können Registrierungsstellen sein.

Signaturerstellung auf USB-Stick

Signaturerstellung auf USB-Stick

Wichtig !!
Vom Bundesministerium für Finanzen und vom Finanzamt bekommen Sie keine Signaturkarten. In Österreich sind derzeit folgende Unternehmen als Vertrauensdiensteanbieter zugelassen:

2. Initialisierung der manipulationssicheren Registrierkasse

Die Ausstattung Ihrer Registrierkasse mit der Sicherheitseinrichtung (= Teil eins der Initialisierung) wird in den meisten Fällen in Form eines Softwareupdates durchgeführt. Das Softwareupdate wird Ihnen von Ihrem Kassenhändler bzw. Kassenhersteller z.B. mittels USB-Stick oder über Internet zur Verfügung gestellt werden.

Bei in diesen Tagen erworbenen neuen Registrierkassen wird möglicherweise der erforderliche Manipulationsschutz bereits in der Kassensoftware vorhanden sein. Zum Abschluss der Initialisierung (Teil zwei) Ihrer Registrierkasse gehört auch die Herstellung der Verbindung zwischen Registrierkasse und Signaturkarte. Nehmen Sie dazu bitte Kontakt mit Ihrem Kassenhändler bzw. Kassenhersteller auf.

Wichtig!! Datenerfassungsprotokoll

Vergessen Sie nicht, die bis zur Initialisierung der manipulationssicheren Registrierkasse aufgezeichneten Geschäftsvorfälle (im Datenerfassungsprotokoll) abzuspeichern und aufzubewahren.

3. Erstellung des Startbeleges

Um den manipulationssicheren Betrieb Ihrer Registrierkasse herzustellen, müssen Sie unmittelbar nach der Initialisierung einen Startbeleg erstellen. Dazu müssen Sie einen Geschäftsvorfall mit dem Betrag Null (0) in Ihrer Registrierkasse erfassen. Ob es für die Erstellung des Startbelegs auch noch andere Möglichkeiten gibt, klären Sie bitte mit Ihrem Kassenhändler bzw. Kassenhersteller.

4. Registrierung über FinanzOnline

Die beschaffte Signaturkarte und die manipulationssichere Registrierkasse können (auch unabhängig voneinander) seit Ende August 2016 über FinanzOnline registriert werden. FinanzOnline stellt für die Registrierung Eingabemasken im (Dialogverfahren) und elektronische Übermittlungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Registrierkassen mit Internetzugang können mit Softwarekomponenten ausgestattet werden, welche die zu registrierenden Daten mittels Web-Service direkt an FinanzOnline übertragen können. Dazu müssen Sie als Unternehmer über einen eigenen FinanzOnline-Zugang verfügen oder es muss für Sie von Ihrem Wirtschaftstreuhänder ein sogenannter Registrierkassen-Webservice-User eingerichtet worden sein. Bitte klären Sie Ihre Möglichkeiten mit Ihrem Parteienvertreter oder mit Ihrem Kassenhändler bzw. Kassenhersteller.

Folgende Daten sollten Sie für die Registrierung von Signaturkarte und Registrierkasse in FinanzOnline bereithalten:

  • Art der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit
  • Seriennummer des Signatur- bzw. Siegelzertifikats
  • Ihrer Signaturkarte
  • Name Ihres Vertrauensdiensteanbieters
  • Kassenidentifikationsnummer Ihrer Registrierkasse
  • AES-Schlüssel Ihrer Registrierkasse

5. Prüfung des Startbeleges mittels BMF Belegcheck-App

PC Software mit QR CodeDurch die Prüfung des Startbelegs mit Hilfe der BMF Belegcheck-App wird festgestellt, ob die Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung Ihrer Registrierkasse ordnungsgemäß durchgeführt wurde. Mit der BMF Belegcheck-App kann der maschinenlesbare Code (QR Code) des Startbeleges und aller weiteren Belege des eigenen Unternehmens gescannt und geprüft werden. Bei dieser Prüfung werden Daten aus der Registrierung über FinanzOnline herangezogen, um die Gültigkeit der Signatur auf den Belegen Ihrer Registrierkasse feststellen zu können. Das Ergebnis der Prüfung wird unmittelbar am Display Ihres Smartphones oder Tablets mit einem weißen Häkchen auf grünem Grund (korrekt) oder einem weißen X auf rotem Grund (fehlerhaft) angezeigt.

Wichtig!!
Vor der ersten Anwendung müssen Sie die BMF Belegcheck-App durch Eingabe des Authentifizierungscodes aus der FinanzOnline-Registrierung freischalten. Die BMF Belegcheck-App zur Prüfung des Startbeleges steht seit Ende August 2016 auf der BMF-Homepage unter https://www.bmf.gv.at/kampagnen/Unsere-Apps.html zur Verfügung. Auch FinanzOnline bietet ein Web-Service zur Startbelegprüfung.

AchtungVorgehen bei Ausfall der Registrierkasse

Bei Ausfall oder Verlust Ihrer Registrierkasse müssen Sie Ihre Geschäftsvorfälle auf einer anderen Registrierkasse erfassen. Ist das nicht möglich, müssen Sie händische Belege erstellen und diese nacherfassen. Ist die Reparatur Ihrer Registrierkasse möglich und hat der Ausfall zu keiner Beschädigung der aufgezeichneten Daten geführt, kann der Betrieb Ihrer Registrierkasse nach der Fehlerbehebung fortgesetzt werden. Buchungen, die zur Fehlersuche dienen, sind als Trainingsbuchungen zu kennzeichnen. Ist eine Reparatur Ihrer Registrierkasse nicht möglich, oder wurden Ihre Daten im Datenerfassungsprotokoll beschädigt, müssen Sie Ihr altes Datenerfassungsprotokoll sichern und Ihre Registrierkasse außer Betrieb nehmen. In solchen Fällen müssen Sie eine neue Registrierkasse anschaffen und eine neuerliche Inbetriebnahme Ihrer Sicherheitseinrichtung vornehmen.  Dauert der Ausfall Ihrer Registrierkasse länger als 48 Stunden, müssen Sie Beginn und Ende des Ausfalls sowie eine allfällige Außerbetriebnahme jeweils binnen einer Woche über FinanzOnline melden. Vor dem laufenden Betrieb Ihrer reparierten oder neuen Registrierkasse müssen Sie sämtliche Geschäftsvorfälle des Ausfallszeitraums nacherfassen. Die Bezugnahme auf Ihre Belegnummern der händisch erstellten Belege genügt, ein täglicher Sammelbeleg ist ausreichend. Bitte bewahren Sie unbedingt Ihre händischen Aufzeichnungen auf!

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