Änderungen bei der Registrierkassenpflicht 2016

Einzelaufzeichnungspflicht

Betriebe (Gewerbe, selbständige Tätigkeit und Land- und Forstwirtschaft) haben zur Einzelerfassung der Barumsätze zwingend ein elektronisches Aufzeichnungssystem (Registrierkassen) zu verwenden, wenn

  • der Jahresumsatz je Betrieb € 15.000,– und
  • die Barumsätze dieses Betriebes € 7.500,– im Jahr überschreiten.

Der Begriff „Barumsätze“ umfasst auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte, die Hingabe von Barschecks oder ausgegebenen Gutscheinen, Bons, etc.
Hinweis: Sie müssen beide Umsatzgrenzen überschreiten, damit eine Registrierkassenpflicht besteht

Die Grenze von € 7.500,– für Barumsätze soll verhindern, dass Sie unter die Registrierkassenpflicht fallen, wenn Sie neben Zielgeschäften mit hohen Beträgen auch geringe Bargeschäfte bis maximal € 7.500,– tätigen.

Unter Registrierkasse versteht man jedes elektronisches Datenverarbeitungssystem, welches elektronische Aufzeichnungen zur Tageslosung und Dokumentation von Barumsätzen erstellt (z. B. Registrierkassen, serverbasierte Aufzeichnungssysteme, Waagen, Taxameter etc.).

Belegpflicht

Ab 1.1.2016 haben Sie die Verpflichtung bei Barzahlungen einen Beleg zu erstellen und diesen dem Käufer auszuhändigen. Dieser muss den Beleg entgegennehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten – zwecks Kontrolle der Finanzverwaltung – mitnehmen.
Jeder Beleg muss folgenden Inhalt aufweisen:

  • Bezeichnung des leistenden/liefernden Unternehmens
  • fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben werden
  • Tag der Belegausstellung
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
  • Betrag der Barzahlung

ab 1.1.2017 bei Verwendung von elektronischen Kassen mit Sicherheitseinrichtung zusätzlich:

  • Kassenidentifikationsnummer
  • Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
  • Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt
  • maschinenlesbarer Code (OCR-, Bar- oder QR-Code)

Vom Beleg müssen Sie eine Durchschrift oder eine elektronische Sicherung machen, und wie alle Buchhaltungsunterlagen sieben Jahre aufbewahren.
Wichtig: Die Belegerteilungsverpflichtung gilt ab Ihrem ersten Barumsatz (egal ob Kassenpflicht besteht oder nicht) ab 1.1.2016. Ausnahmen gibt es nur für die Kalte-Händeregelung, Feuerwehrfeste und dergleichen.

Registrierkassenpflicht

Ab dem erstmaligen Überschreiten der oben genannten Umsatzgrenzen müssen Sie mit Beginn des viertfolgenden Monats  – nach Ablauf des Voranmeldezeitraums für die Umsatzsteuer (Kalendermonat oder Kalendervierteljahr) – ein geeignetes Kassensystem haben.

Die Umsatzgrenzen beziehen sich auch auf Zeiträume vor dem 1.1.2016. Das heißt, dass bereits die Umsätze des Jahres 2015 für die Bestimmung des Zeitpunktes der Kassenpflicht herangezogen werden. Das wiederum bedeutet: Wenn Sie bereits im September 2015 mehr als € 15.000,– Jahresumsatz und davon mehr als € 7.500,– Barumsätze haben, dass Sie per 1.1.2016 ein geeignetes Kassensystem haben müssen.

Beispiel: Erstmaliges Überschreiten der Gesamtumsatzgrenze und Barumsatzgrenze im November 2015 (Jänner bis November € 16.000,– Umsatz, davon mehr als € 7.500,– bar). Ist der Voranmeldungszeitraum der Kalendermonat, besteht die Registrierkassenverpflichtung ab 1.3.2016, im Falle des Kalendervierteljahres ab 1.4.2016.
Beispiel: Neugründung eines Unternehmens am 1.4.2016. Umsätze April bis August 2016: € 15.600,–, davon mehr als € 7.500,– Barumsätze. Ist der Voranmeldungszeitraum der Kalendermonat, besteht die Registrierkassenverpflichtung ab 1.12.2016, im Falle des Kalendervierteljahres ab 1.1.2017.
Übersteigen Ihre Umsätze im Jahr 2015 die oben genannten Umsatzgrenzen und sollten Sie ab 2016 jedoch komplett auf Zielgeschäfte umsteigen (also keine Barumsätze mehr haben) ist logischer Weise auch keine elektronische Kasse notwendig.

Wenn Sie die Umsatzgrenzen für die Registrierkassenpflicht im Jahr 2015 nicht überschreiten, können Sie den Zeitpunkt des Kaufes ebenfalls nach hinten verschieben. Erst in einem der folgenden Monate nach Überschreitung der beiden Umsatzgrenzen, mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldezeitraums für die Umsatzsteuer, besteht die Verpflichtung eines geeigneten Kassensystems.

Weitere Infos zu Registrierkassenpflicht

WEGFALL DER REGISTRIERKASSENPFLICHT

Wenn Sie die Umsatzgrenzen in einem Folgejahr nicht überschreiten und absehbar ist, dass Sie diese Grenzen auch künftig nicht überschreiten werden, fällt die Verpflichtung mit Beginn des nächstfolgenden Jahres weg.

Beispiel: Ihre Umsätze sind im Jahr 2016 über den Grenzen (€ 15.000,– Gesamtumsatz und € 7.500,– Barumsatz). Im Jahr 2017 fällt Ihr Gesamtumsatz auf € 13.000,–. Ist aufgrund der Umstände absehbar, dass Sie auch im Jahr 2018 die Grenzen nicht überschreiten werden, fällt für Sie die Registrierkassenpflicht ab 2018 weg.

STEUERLICHE FÖRDERUNGEN

Als Unterstützung zur Finanzierung der vorgeschriebenen Systeme (Anschaffung oder Umrüstung) können Sie eine beim Betriebsfinanzamt ein Prämie in der Höhe von € 200,– pro Kassensystem (maximal aber € 30,– pro Erfassungseinheit) beantragen.

Die Prämie können Sie bei der jeweiligen Steuererklärung mittels Beilagenformular E108c geltend machen, diese wird Ihrem Abgabenkonto gutgeschrieben und stellt keine Betriebseinnahme dar (d.h. sie ist steuerfrei). Für die Inanspruchnahme müssen Ihre Ausgaben jedoch vor dem 1.1.2017 erfolgen.

Die Anschaffungskosten bzw. die Umrüstkosten müssen Sie nicht über mehrere Jahre verteilen (abschreiben). Sie können diese sofort im Jahr des Aufwandes in voller Höhe als Betriebsausgabe absetzen.

SANKTIONEN BEI NICHTBEFOLGUNG DER VORSCHRIFTEN

Wenn eine Registrierkassenpflicht besteht und Sie ab 1.1.2016 über keine Registrierkasse verfügen bzw. verfügt die Registrierkasse ab 1.1.2017 über keine technische Sicherheitseinrichtung, stellt das eine Finanzordnungswidrigkeit dar und Sie müssen mit einer Geldstrafe bis zu € 5.000,- rechnen.

Außerdem besteht die Gefahr, dass die sachliche Richtigkeit Ihrer Bücher und Aufzeichnungen angezweifelt wird, was die Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durch die Abgabenbehörde zur Folge haben kann.

Weiterlesen