Kassensystem kaufen – Was sollten Sie beachten?

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Registrierkasse kaufen – Was sollten Sie beachten

Tipps und Tricks beim Kauf von Kassensystemen

Mit der Einführung der Registrierkassenpflicht sind immer mehr kleine Unternehmer gezwungen sich eine Registrierkasse zu kaufen.

Die wichtigsten Punkte, die Sie beim Kauf eines Kassensystem beachten sollten, sind:

  1. Rechtssicherheit
  2. Hardware
  3. Software
  4. Benutzerfreundlichkeit & Effizienz

Rechtssicherheit

Das Wichtigste was Sie beim Kauf einer Registrierkasse beachten sollten, ist die Rechtssicherheit. Es nützt Ihnen das beste Kassensystem nichts, wenn dieses nicht den Richtlinien des Finanzministeriums entspricht und Sie dadurch bei Betriebsprüfungen Schwierigkeiten bekommen.

In Österreich müssen Sie mehrere Richtlinien, Verordnungen und Gesetze beachten. Gültig ist die Bundesabgabenordnung (BAO) insbesondere der § 131 BAO, die Kassenrichtlinie 2012 sowie die Registrierkassensicherheitsverordnung (RSV).

Hier finden Sie eine übersichtliche Liste dieser Dokumenten zum Download. All diese Bestimmungen müssen Sie bzw. Ihr Kassensystem einhalten. Haftbar sind in erster Linie Sie!

In Österreich werden Registrierkassen nicht offiziell zertifiziert und dies ist laut Auskunft vom BMF nicht vorgesehen. Damit Sie sicher sein können, ob Ihr System den gesetzlichen Bestimmungen entspricht, gibt es die E-131 Bescheinigung.

E 131 Bescheinigung

Die sogenannte E-131 Bescheinigung Kassenrichtlinie ist eine Bescheinigung vom Hersteller des Registrierkassensystems, welche bestätigt, dass die Registrierkasse den gesetzlichen Vorgaben entspricht, und insbesondere der § 131 BAO eingehalten wird. Diese Bescheinigung haben Sie bei einer Kontrolle des Finanzamtes vorzuweisen.

WICHTIG: Lassen Sie sich diese Bescheinigung vom Hersteller vor dem Kauf unbedingt zeigen.

gebrauchte Kassensysteme

VORSICHT beim Kauf von gebrauchten Kassensystemen! Diese entsprechen oft nicht den Anforderungen der Registrierkassenpflicht und lassen sich auch nicht nachrüsten.

Mechanische Registrierkassen entsprechen schon heute nicht der Registrierkassenpflicht. Ab 2017 müssen die Kassensysteme darüber hinaus noch über eine Verschlüsselung verfügen, die gebrauchte Kassensystem sicher nicht erfüllen können.

Bestandteile eines Kassensystems

  • Hardware  Erfassungseinheit (Tastatur, Touch Screen, Scanner, RFID-Leser etc.)
  • Software (verbunden mit dem Warenwirtschaftssystem, Buchhaltung, Lagerhaltung etc.)
  • Bondrucker (ab 2016 verpflichtend)
  • Sicherheitseinrichtung (ab 2017 verpflichtend)
  • Bargeldlade (optional)

Hardware

Ein Kassensystem ist an keine spezielle Hardware gebunden. Das Gesetz macht hier keine Vorschriften. Ob Sie einen handelsüblichen PC oder ein Android Handy als „Kassensystem Hardware“ verwenden, bleibt Ihnen überlassen.

Kassensystem werden nach der Hardware gegliedert, in:

  • Systeme mit eigener Hardware
  • PC basierend
  • Android basierende Kassensysteme
  • IPad Kassensysteme

HINWEIS: Kassensysteme mit eigener Hardware sind meist teurer als Kassensystem die auf handelsüblicher Hardware basieren wie z.B. Windows PC, Android, Linux oder Mäc.

Software

Wichtiger als die Hardware ist die Software Ihrer Registrierkasse. Die Software muss nicht nur den rechtlichen Bestimmungen entsprechen, sondern soll Sie auch bei Ihrer Arbeit unterstützen, anstatt Sie zu behindern.

Hier die wichtigsten Punkte die Sie beim Kauf Ihrer Registrierkassensoftware beachten sollten:

  • entspricht den gesetzlichen Bestimmungen (E 131 Bescheinigung)
  • einfach zu bedienen
  • verfügt über einen Test und Trainingsmodus
  • Support verfügbar, Telefon
  • kann mit Brutto und Netto Preisen arbeiten
  • gestaltbare Vorlage des Bons/der Quittung
  • kann Rechnungen auch als .PDF speichern
  • Export Möglichkeit
  • Kundenverwaltung (CRM)

Benutzerfreundlichkeit & Effizienz

Moderne Kassensysteme verzichten immer mehr auf die Tastatur und legen großen Wert auf Touch-Screens mit spezieller Software, die einen automatisierten, intelligenten und schnellen Verkaufsprozess gewährleisten.

Die leichte Handhabung und die klare Übersicht ermöglicht dem Kassenpersonal – nur durch eine Berührung des Touch-Screens – Preise zu überprüfen, Lagerbestände und Lieferfristen abzurufen. Viele dieser Aufgaben sind im Kassensystem durch die Verbindung mit dem Warenwirtschaftssystem durchführbar.

Kauftipps für eine gute Registrierkasse

TIPP: Erkundigen Sie sich vor dem Kauf über alle Vorteile und eventuelle Nachteile. Steht eine Testversion vom Hersteller zur Verfügung – testen Sie diese! Fragen Sie danach. So gehen Sie sicher, dass die Kassensoftware Ihren Anforderungen entspricht.

Das Grundkonzept ist bei allen Herstellern dieselbe Basis. Der Unterschied besteht in den Zusatzoptionen und der Module mit unterschiedlichen Funktionen, die fast jede Aufgabe – im Handel – für Sie erledigen können.

Wichtige Funktionen:

  • Automatisierung von Routineabläufen
  • Synchronisation zentraler Änderungen
  • Bondruck, Rechnungsdruck
  • Bankomat Anbindung
  • Kundenverwaltung
  • Funktionen für Gutschrift, Gutschein, Rabatt, Umtausch, Reklamation
  • Preiswartung, Preisüberprüfungen
  • Warenwirtschaft, Buchhaltung, Lagerhaltung
  • Zugriff auf Artikeldatenbank inkl. Lagerstand
  • Buchungen, Bestellungen
  • Auswertungen

Vor dem Kauf sollten Sie sich die angebotenen Funktionen gut anschauen, um zu sehen ob die Kassensoftware den Anforderungen Ihres Unternehmen gewachsen ist. Wenn Sie die Kassensoftware einzeln kaufen, achten Sie darauf, dass sie mit Ihrer vorhandenen Hardware kompatibel ist. Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie sich ein komplettes Kassensystem mit vorinstallierter Kassensoftware kaufen.

Support und Wartung

Viele Hersteller bieten kostenpflichtigen Support und regelmäßige Updates mittels Wartungsvertrag an.

TIPP: Bei einigen Anbietern ist dieser Service kostenlos. Informieren Sie sich vorab!

Zahlungsmöglichkeiten und Finanzierung

Abhängig vom Hersteller Ihrer Kassensoftware und den ausgewählten Funktionen, können Sie entweder die Kassensoftware einmalig kaufen, leasen/mieten oder abonnieren. Module, die neue Funktionen enthalten, müssen zusätzlich gekauft werden und benötigen die Grundsoftware, auf die sie aufgebaut werden.

Sicherheit der Daten

Ein sehr wichtiges Thema ist die Sicherheit Ihrer Daten. Die Kassensoftware sollte mit modernster Technologie geschützt sein und Schutz vor Virenangriffen und anderen Sicherheitsbedrohungen bieten. Damit verhindern Sie Datenverluste und minimieren mögliche Ausfallzeiten.

TIPP: Authentifizierungsfunktionen verhindern den Zugriff und das Kopieren Ihrer Daten ohne Berechtigung

Kassensystem für Gastronomie

Bei Systemen für Gastro, Kneipen, Bars, Restaurants, Gasthäuser,… kommen spezielle Anforderungen hinzu:

Das Kassensystem muss offene Bestellungen verzeichnen können, die nicht unmittelbar abgerechnet werden. Das System muss nach Tischen gliedern können, Bestellungen müssen leicht abzuändern sein und es muss mit Bruttopreisen arbeiten.

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